domingo, 29 de enero de 2017

Ventajas de compartir documentos en tu empresa



Obviamente, no todos los empleados tienen por qué tener acceso a todos los documentos. Sin embargo, eso no quiere decir que no se tengan que compartir documentos en absoluto. En muchas ocasiones, los departamentos de una empresa y gestores de determinadas áreas tienen que compartir documentos con otros miembros.

Ya sea porque los tienen que validar, modificar o simplemente visualizar, compartir los documentos es una sinergia que permite a los empleados ganar tiempo y mejorar los procesos de trabajo.
 

¿De qué formas se pueden compartir documentos en la empresa?

 
Una empresa puede tener documentos compartidos entre varios empleados de muchas maneras. Veamos algunas de ellas.

Crear una red de ordenadores
A través de una red de ordenadores en la empresa, se puede compartir documentos de un ordenador con otro a través de los cables UTP. No obstante, esto tiene una gran desventaja; y es que, cuando uno de los ordenadores está apagado, el otro se queda sin posibilidad de acceso al otro a menos que lo encienda.

Crear un servidor doméstico
A través de un servidor doméstico, conectado a nuestro router, podemos tener todos nuestros documentos almacenados. Aunque no estén los otros ordenadores conectados, mientras el servidor lo esté, podemos acceder a ellos. El único problema de tener un servidor doméstico son los costes que supone su mantenimiento.

Trabajar en la nube
Compartir los documentos en la nube es una de las mejores soluciones para buscar sinergias entre empleados y departamentos. No hablamos de usar simplemente programas de almacenamiento como Google Drive o Dropbox. Hablamos de utilizar software de gestión documental, capaz de clasificar y ordenar de manera inteligente nuestros documentos.

 

Las ventajas de compartir tus documentos en la nube

Compartir tus documentos en la nube supone menos costes que mantener un servidor doméstico propio. Por otro lado, no tendrás que ocuparte del mantenimiento del software, ya que es la empresa que te ofrece ese servicio la que se encarga de prestarte soporte, así como de la actualización del programa.

Por otro lado, al compartir documentos con otros empleados, se pueden evitar muchos errores humanos, reducir tiempos de espera, prevenir la pérdida de documentos, saber quién ha modificado qué y cuándo y, en definitiva, llevar a cabo una mejor gestión documental.

La ventaja de utilizar un software específico para gestión documental, frente a un sistema de almacenamiento pasivo, es que nos permite adquirir y recolectar información útil extraída del bagaje de nuestros documentos digitales, a partir de los cuales se pueden extraer datos útiles para la toma de decisiones.

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